Hoe werkt certificering?

In een ISO norm worden eisen gesteld waaraan een organisatie moet voldoen, wil zij het maximale uit de norm benutten. Dit is een proces wat elke organisatie voor zich dient te doen. Dit proces kan zij zelfstandig uitvoeren of externe expertise daar voor inwinnen via bijvoorbeeld een bureau van deskundigen, ook wel adviesbureau.

Zodra de organisatie van mening is dat  zij voldoet aan de eisen van de norm, kan zij dit laten toetsen door een externe instelling, ook wel de Certificatie Instelling. Een toetsing door een Certificatie Instelling gebeurt, ongeacht voor welke ISO kwaliteitsnorm men een certificaat wil behalen, op een eenzelfde manier. Dit is namelijk vastgelegd in de eisen die gelden voor een Certificatie Instelling, welke weer getoetst worden door het nationaal Accreditatie orgaan; de Raad van Accreditatie (www.rva.nl).

Samengevat zijn de volgende activiteiten/ fases die komen kijken bij het verkrijgen van een ISO certificaat.

Implementatie

Een grote misvatting in de maatschappij is dat ISO certificering een monster is wat de organisatie volledig op zijn kop zal zetten. U onderneemt, dus uw onderneming werkt. De manier waarop u werkt is blijkbaar succesvol. De ISO norm zal daarom moeten functioneren als een hulpmiddel voor u om wat u doet nog beter te doen. De norm moet geimplementeerd worden in de organisatie en niet de organisatie moet geimplementeerd worden in de norm.

Sommige organisaties hebben voldoende kennis in huis om een managementsysteem te implementeren. Heeft u dit niet in huis? Dan kunt u een norm bestellen bij het NEN, zodat u weet wat de eisen zijn en dit vertalen in hoe uw organisatie hiermee omgaat. Een makkelijkere en vaak snellere manier, is de kennis van een extern bureau gebruiken om u te assisteren in dit proces. Er is namelijk een grote aanbod aan adviesbureaus die u kunnen assisteren in dit proces.

Tip: Vraag meerdere offertes aan en vraag om referenties bij uw keuze van een adviesbureau. Dit kan namelijk een kostbaar traject zijn, maar is niet noodzakelijk als u hier een adequaat bureau voor inschakelt. Wanneer een adviseur komt; blijf bij dit proces direct betrokken, zodat u ook het maximale haalt uit de kennis van uw adviseur. (Laat bijv. het beschrijven van de processen niet helemaal onder verantwoording van uw adviseur, maar probeer hierin actief mee te werken. Zodoende weet u hoe u wijzigingen in de procedures in de toekomst zelf kunt doorvoeren.) Binnenkort vindt u een register van adviesbureaus op onze website.

Certificering

Uw managementsysteem is geimplementeerd en gedocumenteerd en u heeft er het volste vertrouwen in dat u de toets zult doorstaan? Dan is het tijd om uw werk te bekronen met een ISO certificaat.

Binnen Nederland zijn er meerdere Certificatie Instellingen werkzaam. Hoe u een keuze maakt uit het aanbod van certificeerders, leest u op "Hoe kies ik een certificeerder". Elke certificeerder is, als het goed is, aangesloten bij de Raad voor Accreditatie. Deze ziet erop toe dat een Certificatie Instelling werkt volgens de normen en richtlijnen van certificering. Inderdaad; ook een certificeerder is "gecertificeerd". Dit heet echter accreditatie.

Een certificeringstraject verloopt altijd in meerdere fases. Hieronder geven wij deze fases weer:

Fase 1 audit

Tijdens de Fase 1 audit wordt onder andere beoordeeld of de documentatie van uw managementsysteem in overeenstemming is met de eisen van de norm. Tijdens deze audit wordt ook beoordeeld of de organisatie gereed is voor de Fase 2 audit. U ontvangt een  samenvatting van de bevindingen en voorgestelde veranderingen. Meestal ontvangt u na het onderzoek een statusrapport met een gedetailleerd verslag van de bevindingen. Bij sommige certificeerders is een schriftelijke rapport optioneel en dient u extra voor te betalen (wordt wel aanbevolen!).

Fase 2 audit

Het managementsysteem is geimplementeerd en klaar om getoetst te worden tegen de norm. Dit wordt uitgevoerd door middel van een zogeheten 'Fase 2 audit'. De Fase 1 en Fase 2 audit worden tezamen ook wel de initiële audit genoemd. De Fase 1 audit moet uitwijzen of uw managementsysteem gereed is voor de Fase 2 audit. Het aantal Fase 1 en 2 audits is afhankelijk van de activiteiten van de organsatie, het aantal medewerkers en het aantal vestigingen. Een auditor bezoekt in opdracht van de certificeerder uw bedrijf om vast te stellen of het managementsysteem doeltreffend is en op de juiste wijze wordt toegepast. Als afsluiting van de initiële audit volgt een rapport met daarin het resultaat, conclusie en aanbeveling met betrekking tot de certificatie.

Certificering

Op basis van de resultaten van het onderzoek van de Fase 2 audit, wordt een besluit genomen betreffende certificering van uw managementsysteem. U ontvangt hiervan schriftelijk bericht van de certificeerder.

Handhaving van het ISO certificaat

Na certificering vinden jaarlijks één of meerdere controle-audits plaats. Dit ter verifiëring of het bedrijf aan de vereisten blijft voldoen. Als er afwijkingen geconstateerd worden, zullen deze binnen een afgesproken periode aantoonbaar opgelost moeten worden. Vastgelegde procedures mogen gewijzigd worden als men denkt dat de wijziging een verbetering is.

De geldigheidsperiode van een ISO certificaat is drie jaar. Na drie jaar zal er een uitgebreider onderzoek uitgevoerd worden door de Certificatie Instelling, waarna het certificaat wederom voor een periode van drie jaar afgegeven kan worden.

Laat uw goed informeren!

Bij uw keuze van een certificeerder is het raadzaam u goed te laten informeren over hun werkwijze met betrekking tot certificering, maar zeer zeker ook hun werkwijze met betrekking tot de periode audits, het omgaan met afwijkingen (beoordeel ook de kosten voor herbeoordeling van uw documenten en/ of een nieuwe audit op locaties, etc.) en de werkwijze bij hercertificering. En vraag altijd bij genoeg andere klanten van de certificeerder om hun ervaringen! U investeert namelijk tijd, maar ook geld in een certificering waar u voor drie jaar aan vast zit!